Sekilas Info

Etika Rapat

Sudah lama ingin menuliskan catatan kecil satu ini, tapi seringkali kalah prioritas sama aktivitas lain. Kali ini saya punya catatan penting sekali soal rapat, sesuatu yang sering menjadi sebab hilangnya waktu kita. waktu itu saya menghadiri rapat dengan Pak Kuntoro Mangkusubroto di sela waktunya yang mulai berkurang di BRR. Pada saat itu selain membicarakan beberapa hal penting buat sbm, beliau juga memberikan tip triks menjalankan rapat yang sangat efektif. Yang tidak kalah pentingnya adalah bagaimana etika rapat yang harus diketahui oleh kita semua (penggemar rapat he he).

Ada 3 hal penting yang harus menjadi etika dalam sebuah rapat

1. No Money, No Name setelah rapat. Maksudnya adalah silakan peserta rapat berdebat habis soal besaran uang, siapa setuju apa, siapa bilang apa. Tetapi setelah keputusan rapat dibuat maka semua akan menerima hasil rapat tersebut tanpa syarat. Tidak boleh terjadi keluar dari ruang rapat, beredar cerita bahwa “si A kacau nih, sudah menyimpang dari aturan dan bla bla bla”, atau “wah sebenarnya kita tadi mengusulkan sekian juta, tapi disetujuinya bla bla bla”. Etika ini menurut saya luar biasa, hanya dengan ini kita bisa menunjukkan integritas diri kita dan kelompok. Tidak boleh terjadi orang memelintirkan hasil rapat demi kepentingan pribadi, apalagi memecah belah organisasi.

2. Hasil rapat tidak haram menggunakan voting. Kalau bisa sepakat bagus, tapi kalau tidak maka harus diambil keputusan lewat voting. kecuali masalahnya tidak penting sehingga bisa ditunda sekian lama, maka voting adalah cara terbaik memutuskan sesuatu dalam rapat. Ada catatan penting di sini.sebelum memulai voting, pimpinan rapat harus menanyakan berapa banyak orang yang abstain. Kepada yang abstain ini kemudian ditanya apakah akan menerima apapun hasil keputusan voting? kalau ya maka tidak ada masalah. kalau jawabannya tidak, maka orang tersebut diminta berpikir ulang untuk memilih satu dari sekian kecenderungan/alternatif. Dengan demikian, hasil rapat harus dijalankan bersama, baik oleh yang setuju maupun yang tidak setuju.

3. Tidak boleh ada hidden agenda dalam rapat. Sekali hidden agenda dimiliki, maka trust terhadap rapat tidak ada lagi. peserta rapat tidak respek lagi pada rapat. Hidden agenda akan membuat orang demotivasi, karena apapun yang didiskusikan, diperdebatkan dalam rapat tidak menghasilkan apa pun kecuali hasil rapat yang sudah disiapkan sebelum rapat dimulai. rapat hanya menjadi arena justifikasi keputusan yang sudah diambil sekelompok orang. Dalam dunia politik barangkali sering terjadi, tapi dalam dunia profesional hal ini tidak boleh terjadi.

itu 3 etika rapat yang saya pikir luar biasa. sedikit sekali rapat yang saya ketahui menjalankan etika ini. thanks pak KM atas exercise-nya.

Maaf ada yang tertinggal dari catatan kemarin, tapi tidak kalah pentingnya. Satu hal lagi yang perlu diingat dan dijadikan etika dalam rapat adalah benturan kepentingan (conflict of interest). Hal ini mudah sekali dibicarakan tapi tak pernah mudah untuk dilakukan. Bagaimana prakteknya?

4. Rapat yang beretika harus menghindar dari benturan kepentingan. Karena soal yang satu ini gampang gampang susah, seringkali tabu dibicarakan. Sebagian orang merasa tidak perlu dibicarakan karena menganggap orang lain seharusnya tahu. Sebagian yang lain justru memanfaatkan kesempatan ini untuk mengambil keuntungan. Daripada tidak jelas, banyak perusahaan akhirnya memutuskan bahwa pasangan suami istri tidak boleh bekerja di tempat yang sama. Ada untung ruginya pasti. Terhindar dari soal benturan ini, tapi bisa kehilangan mendapatkan potensi yang luar biasa.

Ada alternatif lain sebenarnya yang lebih fundamental dari sekedar membuat aturan larangan pasangan suami istri atau orang yang memiliki hubungan keluarga bekerja di satu tempat. Hal itu adalah menyampaikannya dalam rapat. Jadi tidak mesti hubungan keluarga saja, apa saja yang dapat membuat seseorang terpengaruh keputusannya harus disampaikan dalam rapat, dan yang bersangkutan harus keluar dari ruang rapat.

Jadi setiap memulai rapat, pimpinan rapat harus menyatakan apa yang akan diputuskan saat itu. Kemudian pimpinan harus bertanya siapa di antara peserta yang memiliki hubungan dengan apa yang diputuskan. misalnya terkait dengan pemenang tender, maka peserta yang kenal dengan pemilik atau pernah dibantu atau pernah terkait dalan suatu urusan dengan peserta tender, harus keluar dari ruang rapat.

Kalau etika ini dipegang, saya yakin korupsi bisa ditekan bahkan dimusnahkan dari negeri tercinta ini.